En plena campaña, una comercializadora de fruta mueve tantos kilos, camiones y precios cada día que es fácil saber cuánto se ha trabajado y no saber cómo va el negocio. Revisar unos pocos indicadores cada semana, siempre los mismos y siempre el mismo día, permite reaccionar a tiempo: ajustar precios, apretar un cobro o hablar con un productor antes de que el problema crezca. Este artículo propone cuáles mirar y cómo leerlos.
Por qué semanal y no mensual
La fruta fresca va deprisa. Un mes de campaña puede incluir una subida de precios, una semana de lluvias, un cliente que deja de pagar y un cambio de variedad. Si solo miras los números a fin de mes, llegas tarde a casi todo. La semana, además, encaja con la forma de trabajar del sector: muchas comercializadoras liquidan por semanas y los precios de mercado se comentan por semanas.
La regla es sencilla: pocos indicadores, calculados siempre igual y comparados con la semana anterior y con la misma semana de la campaña pasada.
Entrada, salida y stock
- Kilos entrados por producto, variedad y productor. Te dice si el volumen va según lo previsto y quién está entregando más o menos que otros años.
- Kilos expedidos por producto y cliente. Comparados con los entrados, muestran si estás vendiendo al ritmo que recibes.
- Stock por expedir: la fruta que queda en el almacén. Una fruta fresca que se acumula pierde valor cada día que pasa.
- Merma: diferencia entre kilos de entrada y kilos vendidos. Si sube sin explicación, hay un problema de manipulación, de conservación o de registro.
Precio y margen
- Precio medio de venta por producto y categoría. Es la base de lo que vas a pagar al productor.
- Importe de expediciones de la semana.
- Margen bruto: lo que queda entre lo vendido y lo que cuesta la fruta y su preparación. Bajo la presión de los volúmenes, es el primero que se resiente.
- Coste de manipulación por línea y por kilo. Los tiempos de las líneas de manipulado y su coste explican muchas diferencias de margen entre confecciones.
Mira estos números por confección y por cliente, no solo en total. Una confección muy vendida puede estar dejando poco margen, y un cliente con buen precio puede tener costes de transporte o de confección que se lo comen.
Clientes, productores y envases
Clientes y cobros
- Pendiente de facturar: expediciones ya salidas que todavía no se han facturado.
- Facturado en la semana y acumulado.
- Riesgo concedido a cada cliente frente a lo que te debe.
- Pendiente de cobro y vencidos.
Un cliente que se acerca a su límite de riesgo en plena campaña es una decisión que hay que tomar esta semana, no cuando ya ha cargado tres camiones más.
Productores y envases
- Saldo de envases por productor: cajas de campo y palés que están fuera del almacén.
- Calidad de entrada por productor: proporción de cada categoría o de destrío. Ayuda a hablar con datos y a explicar las liquidaciones.
- Liquidaciones pendientes: lo que se debe a los productores y cuándo se pagará.
Cómo leer las desviaciones
Un indicador aislado dice poco; lo útil es cruzarlos. Algunos ejemplos de lectura:
- Si suben los kilos entrados y también el stock por expedir, las ventas no siguen el ritmo de la recepción: toca buscar salida antes de que la fruta pierda calidad.
- Si el precio medio de venta se mantiene pero el margen baja, mira los costes: manipulación, envases o transporte.
- Si crece el pendiente de facturar, hay expediciones que no se están cerrando a tiempo, y eso retrasa los cobros.
- Si la calidad de entrada de un productor empeora varias semanas seguidas, conviene hablar con él antes de que lo descubra en su liquidación.
Un cuadro semanal de ejemplo
Una forma práctica de organizarlo es una sola hoja o pantalla con estos bloques. Las columnas son las que suelen ayudar; las cifras las pone cada empresa:
| Indicador | Esta semana | Semana anterior | Misma semana del año pasado | Qué hacer si se desvía |
|---|---|---|---|---|
| Kilos entrados | Revisar previsión con productores | |||
| Stock por expedir | Priorizar ventas o confecciones | |||
| Precio medio de venta | Avisar a productores antes de liquidar | |||
| Margen bruto | Analizar por confección y cliente | |||
| Pendiente de cobro vencido | Revisar riesgo de los clientes | |||
| Envases fuera | Reclamar a quien tenga saldo alto |
Lo importante no es tener muchos indicadores, sino que alguien los mire, los comente con el equipo y decida algo. Una reunión corta cada lunes con esta hoja delante suele bastar.
Errores al montar los indicadores
- Datos sacados a mano de varios sitios. Si preparar el cuadro lleva media mañana, acabará dejándose de hacer.
- Cambiar la forma de calcular. Si cada semana el margen se calcula distinto, no se puede comparar.
- Mirar solo totales. Los problemas están en el detalle: un cliente, una confección, un productor.
- Demasiados indicadores. Treinta números no los mira nadie; ocho o diez, sí.
Cómo lo resuelve Agrocom
Agrocom incluye un panel de control de entradas y salidas que, de un vistazo, muestra los albaranes de entrada diarios, las expediciones, el stock actual de fruta que queda por expedir y la manipulación en sus líneas. Además permite confeccionar informes a medida y guardarlos para tenerlos en el menú principal.
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