Las cajas de campo y los palés no aparecen en ninguna factura de venta, pero se compran, se alquilan, se rompen y, sobre todo, se pierden. Salen del almacén hacia las fincas, vuelven llenas, se reparten de nuevo y, al final de la campaña, nadie sabe cuántas hay en cada sitio. Este artículo propone una forma ordenada de controlarlos para que el saldo de envases deje de ser una discusión anual con los productores.
Por qué se pierde dinero en envases
El problema no suele ser el robo, sino la falta de registro. Algunas situaciones típicas:
- Un agricultor se lleva cajas vacías con prisa y nadie lo apunta.
- La fruta entra en cajas de otro productor o de otra empresa y se mezclan.
- Los palés salen con la expedición al cliente y no vuelven, o vuelven menos.
- Las cajas rotas se tiran sin dar de baja.
- Al final de campaña se hace un recuento físico que no cuadra con nada y se acaba repartiendo la diferencia «a ojo».
Cada una de estas pérdidas es pequeña, pero con miles de movimientos por campaña la suma pesa. Y si trabajas con envases alquilados, lo que no se devuelve se paga.
Qué conviene controlar
| Tipo | Movimientos que hay que registrar | Quién responde |
|---|---|---|
| Cajas de campo propias | Salida vacía al agricultor, entrada llena con la fruta, bajas por rotura | Cada productor, por su saldo |
| Envases alquilados o de terceros | Recepción del proveedor, uso, salida con la expedición, devolución | La comercializadora frente al proveedor; el cliente si se lo lleva |
| Palés | Salida al campo, entrada con la fruta, salida con la expedición, retorno | Productor, transportista o cliente, según el caso |
| Envases de confección (tarrinas, cajas de venta) | Compra, consumo en cada confección, stock | Almacén |
La clave es tratar las cajas de campo y los palés como lo que son: un stock que está repartido entre el almacén y terceros. Cada productor tiene en todo momento un saldo, igual que tiene un saldo de fruta entregada.
Un procedimiento sencillo
- Salida con documento. Ninguna caja vacía sale sin un recibí: agricultor, fecha, tipo de envase y cantidad. Si lo firma en el momento, mucho mejor.
- Entrada contada en el albarán. Cuando la fruta llega, el albarán de entrada recoge el número de cajas y el tipo de envase de cada línea, además de los pesos. Así el retorno queda registrado sin un paso extra.
- Saldo vivo por productor. Salidas menos entradas da lo que cada agricultor tiene en su finca. Ese saldo debería poder consultarse en cualquier momento, no solo al cerrar la campaña.
- Bajas justificadas. Las cajas rotas o inservibles se dan de baja con su motivo.
- Cuadre periódico. Cada cierto tiempo, recuento físico en el almacén y comprobación con los saldos. Las diferencias se investigan mientras todavía se recuerda qué pasó.
- Acuerdo claro. Pacta con los productores, por escrito, qué pasa con los envases no devueltos al final de campaña. Si se descuentan, que se vea en su liquidación como un concepto propio.
Higiene y trazabilidad de los envases
Las cajas de campo están en contacto directo con la fruta. Además de contarlas, conviene saber en qué estado están y de dónde vienen:
- Define cómo y cuándo se limpian las cajas reutilizables, y regístralo.
- No mezcles envases que hayan tenido otros usos con los destinados a la fruta.
- Guarda la referencia del proveedor y la partida de los materiales que tocan el producto (tarrinas, film, cajas de venta). Si un día hay una incidencia con un material, sabrás qué expediciones lo llevaban.
Los palés, un caso aparte
Los palés circulan en más direcciones que las cajas de campo: salen hacia las fincas, vuelven con la fruta, se reutilizan en la confección y se van con el camión del cliente. Por eso conviene seguir algunas pautas propias:
- Distingue tipos y propietarios. No es lo mismo un palé propio que uno de alquiler o uno de un cliente. Cada tipo necesita su cuenta.
- Anota los palés en cada expedición. Cuántos y de qué tipo salen en cada camión. Es el dato que necesitas para reclamar su devolución o facturar los que no vuelven, según lo pactado con el cliente.
- Registra el retorno con el transportista. Cuando el camión vuelve con palés vacíos, que alguien los cuente y lo deje firmado.
- Revisa el estado. Un palé roto o sucio no debe volver a la línea de confección; dalo de baja o apártalo.
Con estos datos, cada semana puedes saber cuántos palés tienes en el almacén, cuántos están en el campo y cuántos en manos de clientes y transportistas.
Errores frecuentes
- Llevar los envases en un cuaderno aparte. Si el saldo no se alimenta de los mismos albaranes que la fruta, nunca cuadrará.
- Un solo tipo de envase para todo. Si tienes cajas de distintos tamaños o materiales, cada tipo necesita su saldo.
- No registrar los palés de las expediciones. Son los que más fácilmente desaparecen.
- Esperar al final de campaña. Un saldo de cientos de cajas en septiembre es imposible de reclamar; uno de veinte en marzo se resuelve con una llamada.
- No enseñar el saldo al agricultor. Si lo ve en cada entrega, la discusión de final de campaña desaparece.
Cómo lo resuelve Agrocom
Agrocom tiene un apartado de salida de envases para llevar el control absoluto de los envases que salen a los agricultores. Los albaranes de entrada, firmados por el agricultor en la tablet, recogen en cada línea las cajas, el envase y los pesos, y los movimientos de escandallo se gestionan con sus recibís, también desde la tablet.
El control de stock sigue los movimientos de cada artículo desde su compra hasta su destino final, y la trazabilidad alcanza también a los materiales en contacto con la fruta. Lo tienes en trazabilidad y etiquetas. Y las liquidaciones a productores parten de esos mismos albaranes de entrada, con los ingresos y los gastos de cada productor a la vista.
